Privacyverklaring

De kerstboomactie wordt georganiseerd door Round Table 158 Bodegraven-Reeuwijk. Voor de verwerking van je persoonsgegevens is Round Table 158 Bodegraven-Reeuwijk verantwoordelijk.

• E-mail: info@kerstboomrebo.nl

De actie wordt volledig door vrijwilligers uitgevoerd. Alleen de leden die je gegevens nodig hebben voor hun taak, kunnen ze inzien.

We verwerken alleen de gegevens die nodig zijn om je bestelling af te handelen of je vraag te beantwoorden:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
• Adresgegevens: je bezorgadres, als je je boom laat bezorgen of de ophaalservice kiest.
• Bestelgegevens: wat je bestelt, het gekozen moment, het bedrag, je bestelnummer en je factuur.
• Betaalgegevens: de betaalstatus en de gekozen betaalmethode. Je bank- of kaartgegevens zien wij niet; die verwerkt onze betaalpartner.
• Bezorginstructies: bijvoorbeeld waar we de boom mogen neerzetten als je niet thuis bent.
• Accountgegevens: je e-mailadres en, als je dat instelt, een versleuteld opgeslagen wachtwoord.
• Berichten: wat je ons stuurt via het contactformulier, de mail of WhatsApp.

• Je bestelling uitvoeren: betaling, bevestiging, de bezorgroute of het klaarleggen op het Raadhuisplein, herinneringen en je factuur. Grondslag: de uitvoering van de koopovereenkomst.
• Je vragen beantwoorden: grondslag: ons gerechtvaardigd belang om je goed te helpen, of de uitvoering van de overeenkomst als het om een bestelling gaat.
• Onze administratie: facturen en betalingen bewaren we omdat de wet dat verplicht.
• Nieuwsbrief: alleen als je daar zelf toestemming voor geeft, bijvoorbeeld een bericht wanneer de verkoop volgend jaar weer start. Je kunt je altijd afmelden.

We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor andere doelen dan hierboven.

Voor een paar onderdelen werken we met externe dienstverleners. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en alleen voor dat doel:

• Pay. verwerkt de online betalingen. Pay. is een Nederlandse betaaldienstverlener en ontvangt de gegevens die nodig zijn voor de betaling.
• Klaviyo verstuurt onze nieuwsbrief, alleen naar wie daar toestemming voor heeft gegeven. Klaviyo kan gegevens buiten de Europese Unie verwerken. Daarvoor gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Onze e-mailprovider verstuurt de bevestigingen, herinneringen en antwoorden op je vragen.
• Onze hostingpartij beheert de server waarop deze website en de bestellingen staan, in Nederland of elders in de Europese Unie.
• PDOK, de openbare kaartdienst van de Nederlandse overheid, zet je bezorgadres om in een locatie voor de routeplanning. Daarvoor sturen we alleen het adres, geen naam.

Met de dienstverleners die in onze opdracht gegevens verwerken, hebben we afspraken gemaakt over de beveiliging en het gebruik ervan.

• Bestellingen, facturen en betalingen: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Je account en contactgegevens: zolang je account bestaat. Heb je drie seizoenen niet besteld, dan verwijderen we je account, behalve wat we voor de administratie moeten bewaren.
• Bezorginstructies: tot het einde van het seizoen waarin je hebt besteld.
• Berichten via het contactformulier: tot maximaal een jaar nadat je vraag is afgehandeld.
• Nieuwsbrief: tot je je afmeldt.

De website gebruikt een beveiligde verbinding (https). Wachtwoorden slaan we versleuteld op en alleen leden met een eigen account kunnen bestellingen inzien. Bezorgers zien alleen de gegevens van de adressen op hun eigen route.

We gebruiken alleen functionele cookies: een cookie dat je ingelogd houdt in je account en wat nodig is om je bestelling af te ronden. We gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik, vragen om beperking, je gegevens laten overdragen of je toestemming voor de nieuwsbrief intrekken. Stuur daarvoor een bericht of mail naar info@kerstboomrebo.nl. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We passen deze privacyverklaring aan als dat nodig is, bijvoorbeeld als we met een nieuwe dienstverlener gaan werken. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Lees ook onze algemene voorwaarden en de veelgestelde vragen.